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七條職場新人必知的工作E-mail潛規(guī)則

發(fā)布時間:2013-08-15      新聞來源:搜狐

   

一封小小的郵件中可能隱藏著無數的暗流涌動,幾個詞組的組合也可能會出現不同的意義。如何發(fā)好一封郵件,你知道應該怎么做嗎?

1.不要越級發(fā)郵件

E-mail的最重要特征就是容易被轉發(fā),這一點對于喜歡越級E-mail的“小聰明們”來說是致命的。

2.不要轉發(fā)不該轉發(fā)的E-mail

 同樣,假如你收到了某某同事發(fā)來的帶有偏見內容的E-mail,你做到自己知道就行了,并深深感謝他的信任,不要到處轉發(fā)或復制粘貼,更不要為證明“這不是我說的,是XX 說的”而當著他人面打開E-mail頁面,你就變成了辦公室的不良信息傳播者,失去了同事最起碼的信任。

3.保留好發(fā)送E-mail的證據

有時候E-mail可能因網絡問題不能按時送達,也可能不小心被收件者刪掉了,或者收件者根本就是故意說沒收到,怎么辦?在發(fā)E-mail 時給自己抄送一份就得了,或者保留在發(fā)件箱里。同樣,其他人發(fā)給你的工作E-mail也要保留三個月以上再考慮永久刪除,以備發(fā)生問題時“對質”。

4.私人E-mail躲開公司網絡監(jiān)控

很多公司都有網絡監(jiān)控一說,我們就寧可信其有吧。我們總有點私事吧,躲開監(jiān)控也不難,可以用擅發(fā)E-mail 的手機,隨時隨地上網,發(fā)送接收都可以避開公司的網絡監(jiān)控。比如跟戀人談談情說說愛,或者跟培訓班的老師發(fā)發(fā)作業(yè),都很方便。

5.讓E-mail幫助自己樹立勤奮形象

不能半夜給客戶打電話談價格,不能在出差途中、火車上給老板打電話匯報情況,怎么辦?很簡單,發(fā)E-mail 啊。只管在晚上零點之后給客戶、老板發(fā)E-mail 談工作吧,當他們收到時會為你的勤奮感動的!同樣,在不方便打電話的時候打開手機給客戶、老板發(fā)E-mail,說一句:我在火車上,周圍比較亂,在用手機發(fā)E-mail……老板最喜歡這樣的員工了。

6.不要忘記E-mail的正確收發(fā)時間

同一個E-mail前后10分鐘發(fā)送可能就影響大局。

把手機的E-mail收發(fā)設置短信一樣的提醒聲音;對于需要在確定的時間點上發(fā)送出去的重要E-mail可以在手機的備忘錄中將其記錄下來,一到時間就會提醒你。老板可以說沒有看到E-mail,但你不能說你沒有發(fā)。動一動手指頭不麻煩,幫你省掉無數的誤會、責備。

7.不要忘記正確“抄送”和“密送”

當需要把文件傳達給其他人時,固然要抄送到每位,但別忘了要抄送到主管上級、老板那里,雖然他可能根本沒有時間看,但這種“以資證明”的行為不可缺少。尤其是你想表揚你的下屬或團隊的時候,這種抄送更是比表揚本身還重要。


 

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